ОЦИФРУВАННЯ СКАН-КОПІЙ ТРУДОВИХ КНИЖОК: ТЕРМІН СПЛИВАЄ!

Вкрай гостро в сьогоднішніх реаліях стоїть питання оцифрування скан-копій трудових книжок працівників та ведення подальшого електронного обліку. Це питання регулюється Законом України від 05.02.2021 № 1217 - ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі - Закон України №1217-ІХ), який набув чинності 10 червня 2021 року  та яким внесені зміни до ст. 48 Кодексу законів про працю України щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну - у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Цей процес є обов'язковим і має бути завершений до 10 червня 2026 року.

З часу набуття чинності Закону України №1217-ІХ пройшло понад 4 роки, і вже спливає відведений термін для переведення паперових трудових книжок в електронний формат, проте окремі установи і організації, які проводять діяльність на території нашої громади, зволікають із подачею до Пенсійного фонду України скан-копій необхідних документів. Відведений залишок часу надзвичайно стислий для отримання 100% виконання вимог Закону України №1217-ІХ.

Відсутність електронної трудової книжки в реєстрі застрахованих осіб впливає на можливість надання широкого спектру послуг, а саме на: правильність обчислення страхового стажу, призначення та виплату пенсій, соціальних допомог, а також на можливість отримання електронних послуг, пов'язаних з трудовою діяльністю. Роботодавці мають забезпечити внесення даних про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші події, що впливають на трудовий стаж в електронній формі для уникнення дестабілізації в роботі та соціальної напруги серед громадян.

Відсоток поданих електронних трудових книжок страхувальниками, які проводять діяльність на території Кагарлицької громади, станом на 19.08.2025 становив 72,14, наразі становить 75,59%.

Звертаємося  до підприємств, установ і організацій, розташованих на території Кагарлицької міської територіальної громади, із закликом щодо неухильного виконання Закону України щодо оцифрування скан-копій трудових книжок і своєчасного подання відомостей до Пенсійного фонду України та подальшого ведення обліку про трудову діяльність найманих працівників.

Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.

Тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж — період, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»). А в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Оцифрування трудових книжок триватиме п’ять років (із 2021 до 2026 року). Після цього дані внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Тоді паперова версія буде непотрібною. За бажанням працівник може зберігати її в себе або вести паралельно з електронною версією.

До відома: інформацію в електронну трудову книжку може вносити як роботодавець, так і сам працівник.

Дані про трудову діяльність подаються через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за посиланням: https://portal.pfu.gov.ua/. Довідкову інформацію можна отримати за телефоном 066-086-51-00.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Актуальні запитання щодо оцифрування трудової діяльності